Coordinations des services de support.

Les services de support sont constitués des services non techniques, généralement administratifs, financiers, commerciaux, informatiques.

Termes  de référence :

a) Secrétariat

Tenir un registre des adhésions. Tenir à disposition les conditions et critères d’adhésion

Tenir un registre des courriers entrée/sortie et assurer la distribution et la collecte

Tenir un registre des communications en suspens

Organiser les réunions internes, en informer les intéressés et faire des rappels réguliers

Créer des groupes WhatsApp ad-hoc pour des besoins spécifiques

Créer et gérer un système d’archivage performant.

Suivi des abonnements et informe des publications d’intérêts dans la presse

Rédaction d’un manuel de procédures en relation avec la Coordination Générale

b) Contrat

Rédaction, suivi et classement des contrats

c) Adhésions

Tenir un registre des adhésions. Tenir à disposition les conditions et critères d’adhésion

Confection de cartes d’adhérents

d) Evénementiel

Organisation de conférences et de séminaires internes

Organisation de conférence et de séminaires externes

Gère la participation des membres dans les séminaires

Organise les manifestations sportives et création de médailles Mbagne 2030

Création de coupes Mbagne 2030 à l’échelle communale ou départemental

Organisation d’une journée de commémoration Mourtodo Diop en relation avec les organisations TABITAL PULAGOU au niveau national et international.

Construction d’un mausolée Mourtodo Diop en relation avec les mêmes organisations.

Organisation et gestion de toute autre manifestation à caractère culturel, sportif ou autre en relation avec toutes les entités et bonnes volontés intéressées.

Organisation des voyages des membres, hébergement, transport, contacts

Organisation de la réception des hôtes, hébergement, transport, restauration, contacts

e) Archives

Créer et gérer un système d’archivage performant

Création et gestion de mots de passe et de zones d’accès spécialisés

f) Informatique

Création d’une commission de techniciens informatiques

Création d’un groupe WhatsApp dédié

Création et gestion d’un site Web

Création et gestion d’une architecture informatique adéquate

Création et maintenance d’une charte graphique

Création d’un logo et choix des couleurs de Mbagne 2030

Confection d’un cahier des charges en collaboration avec la Coordination Générale

Création de groupe email par coordination et d’un groupe d’mail de tous les membres pour faciliter les envois de message.

g) Ressources humaines

Tenir à jour la liste détaillée de tous les membres répertoriée  par groupe de compétences et/ou de professions

Tenir à jour la liste des experts externes qui collaborent avec Mbagne 2030

Recherche de partenariat, de jumelage avec des organisations similaires

h) Ressources financières

Tenue de la comptabilité

Gestion financière

Gestion des comptes bancaires et des signatures autorisées

i) Divers

Cartographie de la ville de Mbagne, recensement des rues et des ruelles, des places historiques, des arbres mythiques.

Donner un nom à chaque rue et ruelle

Dresser la liste des grandes figures de Mbagne, en établissant les critères.

Recensement des foyers

Etc.